Conseils événementiels en Ile de France
Ama-Events
Nous apportons un regard complémentaire sur vos projets !
Nous conseillons les entreprises, les associations et les institutions dans l’organisation de leurs événements en France et à l’international. Nous leur apportons notre expertise pour trouver les lieux adaptés, les services de qualité, les meilleurs intervenants extérieurs et les mettons en avant auprès des médias.
Nous mettons à votre disposition une approche des médias avec une stratégie éditoriale personnalisée, une gestion des réseaux sociaux, et une collaboration avec des podcasts influents pour promouvoir vos événements.
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L’approche RSE étant sociétale, l’agence a une regard vigilent quand au choix de ses partenaires ayant mis en place des actions permettant de réduire les impacts sur l’environnement et le bien être au travail.
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Les services de
notre agence événementielle parisienne
Découvrez l'étendue de nos prestations, incluant notamment l'organisation de votre événement et l'hébergement de personnes.
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FAQ
L’importance d’une bonne organisation d'événements
Établir un planning détaillé
La clé d’un événement réussi réside dans la préparation minutieuse. Commencez par dresser une liste détaillée des tâches à accomplir et créez un planning. Définissez des délais réalistes pour chaque étape, incluant des marges de sécurité pour gérer les imprévus.
Divisez les responsabilités parmi les membres de votre équipe et assurez-vous que chacun sache ce qu’il a à faire. Suivre scrupuleusement votre planning vous aidera à rester serein et à éviter bien des tracas de dernière minute.
Gestion des invités
Envoyez les invitations assez tôt afin de permettre à vos invités de s’organiser. Utilisez des outils de gestion en ligne pour faciliter les inscriptions et les suivis de réponse. Pour fluidifier l’accueil le jour J, prévoyez une liste nominative et un système de badges pour identifier facilement les participants.
Lorsqu’il s’agit de séminaires d’entreprises, pensez à préparer des dossiers de bienvenue contenant toutes les informations nécessaires : programme, plan du lieu, numéros d’urgence, etc. Cette attention aux détails montrera à vos invités combien leur confort et leur satisfaction sont importants pour vous.
Créer une ambiance inoubliable
La magie de la décoration
La décoration joue un rôle essentiel pour plonger vos invités dans l’ambiance souhaitée. Qu’il s’agisse d’un défilé de mode ou d’une soirée d’entreprise, accordez une importance particulière aux aspects visuels. Choisissez un thème et harmonisez couleurs, éclairages et éléments décoratifs en conséquence.
Si vous manquez d’inspiration, ne vous inquiétez pas ! Les professionnels de prest’agency comme Ama Events peuvent vous conseiller et créer des décorations sur mesure reflétant parfaitement l’esprit de votre événement. Ces touches artistiques feront toute la différence et marqueront les esprits.
Animations et divertissement
Pour dynamiser votre événement et maintenir l’intérêt des participants, intégrez des animations adaptées au public et au thème. Cela peut aller des performances musicales aux ateliers participatifs. Pensez à varier les activités pour satisfaire tous les goûts et rythmer la journée ou la soirée.
Dans le cadre des soirées à thèmes, n’oubliez pas de prévoir des interludes divertissants qui garderont vos invités captivés. Jeux interactifs, spectacles surprises ou photobooths peuvent ajouter une dimension ludique et mémorable à votre rassemblement.
Culinaires et boissons
Sélectionner un service de restauration expérimenté
La qualité de la nourriture et des boissons influence fortement la perception globale de votre événement. Collaborer avec des services de conseil en restauration réputés garantit que vos invités profiteront de mets délicieux et bien présentés. Prenez le temps de goûter les plats proposés avant de valider votre choix.
Soyez attentif aux régimes alimentaires particuliers et offrez des options variées pour satisfaire tout le monde. Ama Events travaille avec des traiteurs capables de fournir des menus personnalisés adaptés à toutes les demandes, y compris végétariennes, véganes ou sans gluten.
Organiser la logistique des repas
Planifiez les moments de repas et collations de manière à cadrer avec le déroulement général de l’événement. Installez différents points de ravitaillement si le nombre de participants est important afin d’éviter les files d’attente trop longues.
Pour un moment convivial et détendu, envisagez des formules de buffet ou de cocktail dînatoire. Cela encourage les échanges et crée une atmosphère moins formelle. Si vous optez pour des repas servis à table, assurez-vous que le timing respecte le rythme des autres activités prévues.
Quelques astuces supplémentaires pour réussir son événement
Pensez à la communication et promotion
Une communication soignée avant, pendant et après l’événement est indispensable pour maximiser votre impact. Créez une charte graphique cohérente et diffusez vos messages sur différents supports : invitations, réseaux sociaux, affiches, etc.
Pendant l’événement, engagez un photographe ou un vidéaste professionnel pour immortaliser les meilleurs moments. Non seulement ces souvenirs seront précieux pour vous et vos invités, mais ils pourront également servir à promouvoir vos futurs événements.
Après l’événement, évaluez et remerciez
Une fois l’événement terminé, prenez le temps de recueillir des retours d’expérience auprès des participants. C’est une opportunité de savoir ce qui a bien marché et ce qui pourrait être amélioré. N’ayez pas peur des critiques constructives, elles vous aideront à progresser.
Enfin, n’oubliez pas de remercier chaleureusement tous ceux qui ont contribué à la réussite de votre événement, qu’il s’agisse des invités, du personnel ou des prestataires. Cette reconnaissance renforcera vos relations et facilitera vos futures collaborations.
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